中华人民共和国农业行业标准
NY/T 4873—2025
农产品质量安全检测机构管理规范
档案管理
Specification for management of China agri-product testing laboratory—
Archives management
2025-12-09 发布
2026-05-01 实施
中华人民共和国农业农村部发布
前言
本文件按照 GB/T 1 .1—2020« 标准化工作导则第 1 部分 : 标准化文件的结构和起草规则»的规定起草 .
请注意本文件的某些内容可能涉及专利 . 本文件的发布机构不承担识别专利的责任 .
本文件由农业农村部农产品质量安全监管司提出 .
本文件由农业农村部农产品质量安全中心归口 .
本文件起草单位 :湖北省农业科学院农业质量标准与检测技术研究所、湖北省农产品质量安全检测中心、中国农业科学院油料作物研究所、农业农村部食品质量检验测试中心(武汉)、农业农村部农产品质量检验测试中心(武汉)、农业农村部油料及制品质量检验测试中心 .
本文件主要起草人 :李静、刘姣、周有祥、陈鑫、赵明明、王婧、崔文文、吴凡、严伟、丁华、彭茂民、刘丽、黄宇岑、彭西甜、彭立军、郭自国、王秀嫔、陈华斌 .
农产品质量安全检测机构管理规范档案管理
1 范围
文件规定了农产品质量安全检测机构档案管理的原则、归档范围、移交、建档、保管、利用和销毁等要求 ,描述了实施档案管理的工作方法 .
本文件适用于农产品质量安全检测机构的纸质档案管理 .
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款 . 其中 ,注日期的引用文件 ,仅该日期对应的版本适用于本文件 ; 不注日期的引用文件 , 其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 .
GB/T 10609 .3 技术制图复制图的折叠方法
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
DA/T 1 档案工作基本术语
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T 25 档案修裱技术规范
3 术语和定义
GB/T 11822、DA/T 1、DA/T 22、DA/T 25 界定的以及下列术语和定义适用于本文件 .
3 .1
归档文件 archivaldocuments
机构在检测活动过程中形成的、办理完毕的、应作为机构档案保存的文件材料 .
[来源 :DA/T 22—2015 ,3 .1 ,有修改] 3 .2
卷内备考表 filenote
卷内文件状况的记录单 ,排列在卷内文件之后 .
[来源 :DA/T 1—2000 ,5 .11] 3 .3
件 item
归档文件的整理单位 .
[来源 :DA/T 22—2015 ,3 .3]
4 原则
4 .1 农产品质量安全检测机构应实行档案集中统一管理 ,在人员、经费、设施和场所等方面给予保障 ,建立档案管理程序 ,提升管理水平 .
4 .2 遵循档案形成规律 ,维护并保持档案的真实性、完整性和安全性 .
4 .3 推进档案的卷件融合 ,保持档案的系统性和关联性 ,便于保管、查阅和利用 .
5 归档范围
5 .1 机构与人员
5 .1 .1 机构
包括但不限于 :
a) 机构设置批文(适用时) ;
b) 法律地位证明文件 ;
c) 非独立法人机构的授权文件(适用时) ;
d) 机构管理层的任命文件 ;
e) 最高管理者(非法定代表人时)的授权文件(适用时) ;
f) 机构平面图 ;
g) 场所所有权或合法有效使用的证明文件 ;
h) 资质认定证书及能力附表 ;
i) 机构考核合格证书及能力附表 ;
j) 与机构检测工作相关各类公文 .
5 .1 .2 人员
机构人员档案应一人一档 ,包括但不限于 :
a) 履历表 ;
b) 身份证明 ,包括身份证、护照等 ;
c) 最高学历或学位证书 ;
d) 专业资格证明 ,包括职称证、内审员证等 ;
e) 从业承诺书 ;
f) 劳动聘用合同 ;
g) 个人征信报告(适用时) ;
h) 任命文件(适用时) ;
i) 培训及效果评价记录 ;
j) 上岗考核及能力确认记录 ,包括法律法规、技术标准和检测常识等理论考核 ,抽样制样和检测分析等实操考核 ;
k) 授权记录 ,包括授权签字人、检测员、合同评审员、抽样员、样品管理员、报告编制员、标准查新员、内审员、质量监督员、仪器设备管理员、档案管理员、试剂耗材管理员、标准物质管理员和结果分析研判人员等关键岗位授权 ,检测人员准许操作的仪器设备和检测参数等 ;
l) 质量监督记录 ;
m) 奖惩记录 ;
n) 业绩材料 ,包括论文、专利和专著等 .
5 .2 质量体系
5 .2 .1 文件控制
包括但不限于 :
a) 国家及上级有关部门批准发布的法律法规和文件 ;
b) 质量手册、程序文件、作业指导书和记录表格 ;
c) 人员信息表 ,包括人员一览表、签字识别表、监督计划表和培训计划表等 ;
d) 仪器设备信息表 ,包括仪器设备(标准物质)一览表、检定校准计划表、期间核查计划表、维护保养计划表和软件清单等 ;
e) 文件受控清单 ;
f) 文件制修订、发放、回收和销毁记录 ;
g) 档案验收、交接、借阅、归还和销毁等记录 .
5 .2 .2 质量控制
包括但不限于 :
a) 年度质量控制计划 ;
b) 内部质量控制实施和评价记录 ,实施方式包括人员比对、仪器比对、方法比对、样品复测等 , 内容包括任务单、原始记录、报告、评价表和不合格整改记录(适用时)等 ;
c) 外部质量控制实施和评价记录 ,实施方式包括能力验证、测量审核、实验室间比对等 , 内容包括通知、报名表、结果上报表、原始记录、结果通报或证书、不合格整改记录(适用时)等 ;
d) 年度实施质量控制总结或质量控制汇总表 .
5 .2 .3 内部审核和外部审核
包括但不限于 :
a) 内部审核记录 ,包括计划表、签到表、检查表、会议记录、审核报告、基本(不)符合记录和整改记录等 ;
b) 管理评审记录 ,包括计划表、签到表、会议记录、输入项、输出项及整改记录、评审报告等 ;
c) 外部审核记录 ,包括申请书(适用时)、通知书、评审报告和整改报告等 .
5 .2 .4 技术标准
包括但不限于 :
a) 标准文本 ;
b) 客户提供的方法或资料 ;
c) 受控清单 ;
d) 发放和回收记录 ;
e) 查新和有效性确认记录 ;
f) 更新分析记录(适用时) ;
g) 标准方法验证记录 ;
h) 非标方法确认记录(适用时) ;
i) 方法变更或偏离审批记录(适用时) .
5 .2 .5 客户服务
包括但不限于 :
a) 与客户沟通记录 ;
b) 客户满意度调查记录 ;
c) 投诉、事故调查和处理记录 .
5 .3 仪器设备
5 .3 .1 仪器设备
大型仪器设备应一机一档 ,小型或辅助仪器设备宜按类别合并建档 . 包括但不限于 :
a) 建档信息 ,包括名称、型号规格、出厂编号、制造商、唯一性识别号、管理人、价格、购置/验收/启用/报废日期、放置地点、技术指标、软件程序(适用时)等 ;
b) 全权支配证明材料 ,包括购置/租用/借用合同、发票、海关通关信息或协议(适用时)、安装调试和验收报告等 ;
c) 说明书、光盘、合格证、保修单、操作和维护规程等 ;
d) 检定或校准证书及其量值溯源确认记录 ;
e) 无法检定或校准仪器的核查记录 ;
f) 使用和维护记录 ;
g) 辅助设备功能完好性检查记录 ;
h) 期间核查记录 ;
i) 维修、改装、流转、降级、停用和报废记录 .
5 .3 .2 标准物质、标准样品、标准菌株和标准溶液包括但不限于 :
a) 出入库记录 ;
b) 计量溯源证书 ;
c) 标准溶液配制、标定和校验记录 ;
d) 期间核查计划和记录 ;
e) 运输、存储、使用和安全处置记录 .
5 .4 检测工作
5 .4 .1 抽检项目
包括但不限于 :
a) 政府任务文件、实施方案和结果报告 ;
b) 检测项目合同、实施方案和结果报告 ;
c) 抽样制样等特殊要求(适用时) .
5 .4 .2 样品管理
包括但不限于 :
a) 样品台账 ;
b) 外部受理记录 ;
c) 内部交接记录 ,包括入库、制备、发放、流转、返还和处置记录 ;
d) 样品运输存储环境控制记录(适用时) .
5 .4 .3 服务与供应品
包括但不限于 :
a) 提供采购、检定、校准、维修和处置等服务的合格供应商名录 ;
b) 合格供应商服务评价记录 ;
c) 供应品出入库记录 ;
d) 供应品技术符合性验收记录 ;
e) 供应品安全处置记录 ;
f) 易制毒、易制爆等危险特殊化学品的申购、入库、领用、返还和定期检查等记录 .
5 .4 .4 分包
包括但不限于 :
a) 分包项目协议书 ,包括委托方同意分包记录、分包合同等 ;
b) 承包方能力评审记录 ;
c) 承包方资质证书和能力附表 .
5 .5 记录与报告
检验检测报告及其原始记录应合并独立归档 ,包括但不限于 :
a) 检测服务合同 ;
b) 抽样计划、程序和记录(适用时) ;
c) 现场制样记录(适用时) ;
d) 任务通知单 ;
e) 样品流转单 ;
f) 原始记录及其图谱或测试数据 ;
g) 复检或复验原始记录及其图谱或测试数据(适用时) ;
h) 检验检测报告 ;
i) 报告发放记录 ;
j) 分包报告(适用时) ;
k) 补充或更正报告 ,包括说明和原报告作废声明(适用时) ;
l) 样品照片和现场抽样照片(适用时) ;
m) 受检或委托客户信息(适用时) ;
n) 产业服务工作报告(适用时) .
5 .6 设施与环境
包括但不限于 :
a) 对结果有影响的环境控制记录 ,包括温湿度、光照、噪声、振动和生物污染等 ;
b) 标准或规范对环境条件有要求时的控制记录 ;
c) 实验室安全设施控制记录 ;
d) 废液、废气、废渣收集处置记录 ;
e) 场所安全和环境评价记录(适用时) ;
h) 农业转基因、动植物检疫等生物安全检测机构 ,按国家相关规定执行的记录 .
6 移交
6 .1 程序
记录、报告和文件的责任人应按完整性、有效性和溯源性整理归档材料 ,提交部门审核人逐级审核通过后 ,移交档案管理员建档 .
6 .2 时限要求
机构应有文件规定归档时限要求 ,包括随办随归、按季度、按年度等 ,见附录 A.
6 .3 验收
归档材料应完整规范 ,要求如下 :
a) 破损、缺页、字迹模糊或字迹易褪变的材料 ,应按照 DA/T 25 的规定补救 ;
b) 档案管理员验收合格后 ,办理移交手续 ;
c) 移交记录应归档 .
7 建档
7 .1 组卷
农业检测活动产生或收集的文件材料 ,按照其自然形成时间逻辑和重要程度合理组卷 ,如材料较多 ,可组多卷 . 要求如下 :
a) 按照归档范围分类组卷 ,设立档号 ,保持档案连续 ;
b) 案卷独立编写页码、组卷时间、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表和案卷目录等 ,字迹应清晰端正 ;
c) 卷内文件材料按产生顺序排列 ;
d) 卷内文件以 “件 ”为单位编页 ,从“1 ”开始逐页编制 ,标注在文件正面右上角或背面左上角空白位置 ;
e) 编页以有效内容页面为一页 ,案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码 ;
f) 案卷封面、案卷目录、案卷脊背、卷内目录和卷内备考表等编制按 GB/T 11822 的规定执行 .
7 .2 修整
归档文件装订前 ,应修整不符合要求的文件材料 . 要求如下 :
a) 超出卷盒幅面的文件材料 ,应折叠为统一幅面 ,折叠方法按 GB/T 10609 .3 的规定执行 ;
b) 字迹模糊或易褪变的 ,应予以复印 ;
c) 宜去除易锈蚀、易氧化的金属装订用品 .
7 .3 装订
归档文件宜整卷装订或以 “件 ”为单位装订 . 要求如下 :
a) 装订应牢固、安全、简便 ,做到文件不损页、不倒页、不压字 ;
b) 证书、图纸等不宜装订的文件 ,应不装订 , 以 “件 ”的形式管理 ;
c) 装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质 .
7 .4 检查
归档文件在建档/入档后 ,应由专人检查 . 要求如下 :
a) 所有档案应成 “件 ”管理 ;
b) 卷内文件材料应真实、完整、准确、有效 ;
c) 组卷形式、排列秩序、装订应符合 DA/T 22 的要求 ;
d) 检查合格后在卷内备考表上签字 ,确认建档 .
8 保管
8 .1 期限
机构应根据法律法规要求规定档案保管期限 .
保管期限可分为定期和永久 ,定期应不少于 1 个复评审周期 ;机构组织、重要人员、重要设备设施和体系文件等关键档案等应永久保存 .
8 .2 要求
机构应设有专用档案室 ,且满足防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防有害生物、防高温和防污染要求 , 防止档案非正常损坏和丢失 . 档案设施应有明显标识 ,便于查阅 .
机构应安排专人定期检查档案 , 同时做好保密规定 , 防止泄露机构和客户秘密 .
涉密档案应按相关保密规定执行 .
9 利用
机构内部人员借阅档案 ,应履行申请、登记和归还手续 ,严格执行保密制度 .
机构外部人员调阅档案 ,应在档案管理员或其他授权人员陪同下 ,将原卷搬至指定地方查阅或复制 ,原卷不应带离机构 .
10 销毁
超过保存期限且无保留价值的档案 ,档案管理员应书面报告 ,经部门负责人审核确认 ,机构负责人批准后 ,统一销毁 ,并保存销毁记录 .
档案销毁记录应永久保存 .
附录 A (资料性)归档清单
表 A.1 规定了各类档案的归档清单和建议移交时限 .
表 A.1 归档清单
表 A.1 (续)
表 A.1 (续)
